پہلا مرحلہ
امتحانی داخلہ فارم(Exam Admission Form)
- شعبۃ الامتحانات کنز المدارس بورڈ کے تحت ناظرۃ القرآن، حفظ القرآن، تجوید وقراءت، درسِ نظامی، تخصصات اور دیگر کورسز کا امتحان دینے کے لئے امتحانی داخلہ فارم، ملحقہ تعلیمی ادارےکے پرنسپل کی تصدیق کے ساتھ شعبۃ الامتحانات کنز المدارس بورڈ کو ارسال کرنا ہو گايا سافٹ وئیر کے ذریعےآن لائن داخلہ فارم Submitكروانا ہوگایعنی سافٹ وئیر پورٹل کے ذریعے آن لائن امتحان کی درخواست (Request) بھیجنا ہو گی۔
- امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ مطلوبہ تمام دستاویزات اور امتحانی داخلہ فیس بھیجنا ضروری ہے۔ ورنہ امتحانی داخلہ فارم قبول نہ ہو گا۔
امتحانی داخلہ فارم کی شرائط اور اصول و ضوابط (Terms & Conditions for Admission Form)
- جس سال امتحان دینا ہے اس سال کے امتحانات کے لئے شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کی جانب سے جاری کردہ امتحانی داخلہ فارم ہی قابلِ قبول ہے۔
- امتحانی داخلہ فارم مقررہ تورایخ میں ہی جمع کروانا ضروری ہے، مقررہ آخری تاریخ کے بعد ارسال کیا جانے والا کوئی بھی امتحانی داخلہ فارم قبول نہیں کیا جائے گا۔
- امتحانی داخلہ فارم موصول اور قبول ہونے کی صورت میں ہی شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ امیدوار کو رول نمبر سلپ جاری کرے گا۔ اگر امیدوار نے امتحانی داخلہ فارم ارسال کیا یا پرنسپل سے کروایا لیکن شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کو نہیں پہنچا تو شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ ذمہ دار نہ ہو گا۔
- تجویدوقراءت،درسِ نظامی اور تخصصات کے طلبہ/طالبات امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ گذشتہ درجہ (عامہ/خاصہ/عالیہ/عالمیہ وغیرہ) کےپاس کردہ امتحان کے رزلٹ کارڈ کی فوٹو کاپی/ویب سائٹ کے الیکٹرانک رزلٹ کی فوٹو کاپی منسلک (Attach) کیجئے۔نیز عامہ اول کے امتحانی داخلہ فارم کیساتھ متوسطہ دوم یا مڈل پاس کا ثبوت لف کرنا ضروری ہے ۔ آن لائن امتحانی داخلہ فارم Submitکروانے کی صورت میں یہ چیزیں سافٹ وئیر پورٹل میں اٹیچ کرنا ہوں گی۔
تحفیظ القرآن کے طلبہ/طالبات امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ تکمیلِ حفظ کا تصدیق نامہ یا متعلقہ ادارے سے جاری کردہ حفظ کی سند کی فوٹو کاپی منسلک (Attach) کریں۔
نوٹ :دیگر دینی بورڈ سے گزشتہ درجہ پاس کرنے کی صورت میں رزلٹ کارڈ کی فوٹو کاپی کا متعلقہ بورڈ سے تصدیق شدہ ہونا اور بورڈ سے NOC لے کر امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ منسلک/اٹیچ کرنا ضروری ہے۔
- مطلوبہ دستاویزات منسلک/اٹیچ نہ ہونے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم مسترد کر دیا جائے گا اور جب تک مطلوبہ دستاویزات جمع نہیں کروائی جاتیں اس وقت تک امتحانی داخلہ فارم قبول نہیں ہوگا۔ مطلوبہ دستاویزات بعد میں جمع کروانے کی صورت میں ضروری ہےکہ شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کی جانب سے مقرر کردہ وقت میں جمع کروائی جائیں تاخیر کی صورت میں امتحان میں شرکت کی اجازت نہیں دی جائے گی۔
- جعلی (Fake) رزلٹ کارڈ منسلک/اٹیچ کرنے یا اصل رزلٹ کارڈ میں خود ساختہ تبدیلی کرنے پر ایک سال کے لئے امتحان میں شرکت سے نا اہل (Ineligible) قرار دیا جائے گا۔
- پہلی مرتبہ امتحانی داخلہ فارم ارسال کرنے پر داخلہ فارم کے ساتھ اُمیدوار کے شناختی کارڈ/میٹرک کی سند/اسکول کے رزلٹ کارڈ/ب فارم/برتھ سرٹیفکیٹ/ایفیڈ یوٹ (Affidavit) (وکیل کی طرف سے جاری کردہ تاریخِ پیدائش کا حلف نامہ) میں سے کسی ایک کی کاپی کا منسلک/اٹیچ ہونا لازمی ہے۔
نوٹ: یہ شرط صرف اُن اُمیدواروں کے لئے ہے جنہوں نے شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کے تحت کسی بھی امتحان میں شرکت نہیں کی اور پہلی مرتبہ امتحانی داخلہ فارم ارسال کر رہے ہوں۔
- تاریخِ پیدائش کے ثبوت کے منسلک/اٹیچ نہ ہونے یا غلط یا سرکاری طور پر غیر معتبر (Unreliable) ثبوت منسلک/اٹیچ کرنے کی صورت میں بھی امتحانی داخلہ فارم مسترد کر دیا جائے گا اور جب تک تاریخِ پیدائش کا ثبوت جمع نہیں کروایا جاتا اس وقت تک امتحانی داخلہ فارم قبول نہیں ہو گا۔ مذکورہ ثبوت بعد میں جمع کروانے کی صورت میں ضروری ہے کہ شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کی جانب سے مقرر کردہ وقت میں جمع کروایا جائے تاخیر کی صورت میں امتحان میں شرکت کی اجازت نہیں دی جائے گی۔
- اگر کسی اُمیدوار کے پا س نام، ولدیت، تاریخِ پیدائش کا ثبوت نہ ہو تو کسی بھی سرکاری وکیل سے ایفیڈیوٹ (وکیل کی طرف سے جاری کردہ نام، ولدیت اور تاریخِ پیدائش کا حلف نامہ ) بنوا کر منسلک/اٹیچ کرے۔ یہ ایفیڈیوٹ قابلِ قبو ل ہے۔
- امتحانی داخلہ فارم Manual ارسال کرنے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم کے نام، ولدیت اور تاریخِ پیدائش کے کالمز کو پُر (Fill) کرنے کے بعد درستی (Correction) کرنے کی اجازت نہیں ہے لفظ کو کاٹ کر درست کیا یا وائٹنر سے مٹا کر دوبارہ تحریر کیا تو امتحانی داخلہ فارم مسترد کر دیا جائے گا۔
- امتحانی داخلہ فارم پرامیدوار اپنی ایک عدد پاسپورٹ (Passport) سائز کی حالیہ تصویر چسپاں کرے۔
- اسٹیپلر (Stapler) کے ذریعے منسلک کردہ تصویر قابلِ قبول نہیں ہے نیز چسپاں کرنے کے بعد تصویر پر ادارے کی مہر اور پرنسپل کے دستخط ہونا لازمی ہے۔ مہر ثبت کرنے اور دستخط کرنے میں اس بات کا لحاظ رکھا جائے کہ مہر اور دستخط کا کچھ حصہ تصویر پر آئے اور کچھ حصہ تصویر سے باہر نیز خاص چہرے پر دستخط یا مہر (Stamp) ثبت نہ ہوں۔
- پاسپورٹ سائز کی تصویر یا مہر یا دستخط نہ ہونے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم مسترد (Reject) کر دیا جائے گا۔
اہم نوٹ: طالبات اپنے امتحانی داخلہ فارم پر تصویر کی جگہ اپنے دستخط کریں۔ طالبات کو امتحانی داخلہ فارم پر تصویر لگانے کی اجازت نہیں ہے۔
نوٹ :سافٹ وئیر پورٹل کے ذریعے امتحانی داخلہ فارم Submitکروانے کی صورت میں تصویر یا دستخط سافٹ وئیر پورٹل پر Uploadکیجئے۔
- امتحانی داخلہ فارم Manual ارسال کرنے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ منسلک تمام تر دستاویزات (مثلا تاریخِ پیدائش کا ثبوت/گزشتہ درجہ کا رزلٹ کارڈ/تکمیلِ حفظ کا تصدیق نامہ/متعلقہ ادارے سے جاری کردہ حفظ کی سند وغیرہ) کی پُشت پر پرنسپل کے دستخط اور متعلقہ ادارے کی مہر ثبت کرنا لازمی ہے۔ منسلک دستاویزات پر مہر یا دستخط نہ ہونے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم مسترد کر دیا جائے گا۔
- امتحانی داخلہ فیس پرنسپل کو جمع کروا کر ”فہرست امیدواران برائے امتحانی داخلہ فارم+فیس“ کے فارم پر دستخط ضرور کیجئے تاکہ فیس جمع کروانے کا ثبوت پرنسپل اور شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کے پاس محفوظ ہو جائے، بصورتِ دیگر تمام تر ذمہ داری اُمیدوار پر عائد ہو گی۔
- پرنسپل کے لئے ضروری ہے کہ ” فہرست امیدواران برائے امتحانی داخلہ فارم+فیس “ کے فارم پر فقط فیس جمع کروانے والے امیدواران کے نام اور دستخط کروائے اور آخر میں تمام کا مجموعہ (Total) یعنی کل رقم برائے فیس کو مکمل تفتیش کے بعد درج کرے تاکہ کمی بیشی کا احتمال (Probability) ختم ہو جائے اور بعد میں کسی قسم کی پریشانی کا سامنا نہ کرنا پڑے۔سافٹ وئیر کے ذریعے امتحانی داخلہ فارم Submitکروانے کی صورت میں امید وار کا واؤچر پرنٹ کر کے بینک میں فیس جمع کروائیے اور Deposti Slipیعنی رسید کو سافٹ وئیر میں اپ لوڈ کر کے سینڈ کیجئے۔
- فیس جعلی (Bogus) ثابت ہونے کی صورت میں اُمیدوار کا داخلہ/ رزلٹ منسوخ (Cancel) کرنے کے ساتھ ساتھ تادیبی کارروائی (Disciplinary Action) بھی کی جا سکتی ہے مثلاً ”فہرست امیدواران برائے امتحانی داخلہ فارم+فیس“ میں ایک امید وار کی فیس کو دوسرے امید وار کے لئے بھی شمار کر لینا اور ایک ڈپازٹ سلپ کو دو امید واروں کے لئے استعمال کرنا وغیرہ۔
- فیس کی رقم شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کے بینک اکاؤنٹ میں جمع کروانا لازمی ہے منی آرڈر (Money Order) کے ذریعہ فیس ارسال کرنے، اسی طرح امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ فیس کی رقم منسلک کر کے ارسال کرنے یا شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کے دفتر میں آکر بالمشافہ (By Hand) فیس جمع کروانے کی ہرگز اجازت نہیں ہے۔
- امتحانی داخلہ فارم Manual ارسال کرنے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم کی تمام شرائط بغور پڑھ کر اُمیدوار کا دستخط کرنا لازمی ہے۔ امتحانی داخلہ فارم پر دستخط نہ ہونے کی صورت میں امتحانی داخلہ فارم مسترد کر دیا جائے گا۔
- امتحانی داخلہ فارم کا کوئی کالم خالی/نامکمل چھوڑا/صحیح پُر نہ کیا یا دستاویزات (Documents) نا مکمل ہوئیں تو امتحانی داخلہ فارم قبول نہیں کیا جائے گا۔اسی طرح آن لائن امتحان کی درخواست (Request )بھیجنے کی صورت میں تمام وہ کالمز جن کو پُر(Fill)کرناMandatory ہے ان کو لازمی پُر(Fill) کیا جائے۔
- پرنسپل صاحب کے لئےامتحانی داخلہ فارم تمام تر تقاضوں اور لوازمات کے ساتھ پُر(Fill)کروا کراور تصدیق کرنے کے بعد شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کو ارسال کرنا ضروری ہے۔
- سالانہ امتحان کے موقعے پر جن امیدواروں کی انرولمنٹ / رجسٹریشن کا عمل (Process) مکمل نہ ہوا یا جن امیدواروں نے سالانہ امتحان کے موقعے پر امتحانی داخلہ فارم جمع نہ کروایا تو ایسے امیدواروں کو ضمنی امتحان میں امتحانی داخلہ فارم جمع کروا کر شرکت کی اجازت نہیں ہوگی۔ ایسے امیدوار آئندہ ہونے والے سالانہ امتحان میں شرکت کرسکتے ہیں ۔
امتحانی داخلہ فارم کے حوالے سےپرنسپل کے لئے چند ہدایات
- فارم پُر کروانے سے قبل فارم پر درج شرائط و ہدایات ضرور پڑھ لیجئے اور امید واروں کو بھی اس کی تاکیدکر دیجئے۔ زیادہ بہتر یہ ہے کہ امید واروں کو فارم کی تمام ہدایات اچھی طرح سمجھا دی جائیں اور فارم کو پُر کرنے کا طریقہ بتا دیا جائے۔
- امتحانی داخلہ فارم Manual ارسال کرنے کی صورت میں فارم صرف اور صرف نیلے بال پین (Blue Ballpoint) سے پُر کروائیے تاکہ اگر بالفرض فارم گیلا ہو تو روشنائی (Ink) مٹ نہ سکے۔ کسی بھی دوسری روشنائی (Ink) سے پُر کردہ فارم مسترد (Reject) کیا جا سکتا ہے۔
- اس بات کی تصدیق کر لیجئے کہ تمام امیدواروں نے نام اور ولدیت کے اسپیلنگ (Spelling) اپنی دیگر سرکاری دستاویزات (شناختی کارڈ، ب فارم، میٹرک کی سند وغیرہ) کے مطابق درست تحریر کیے ہیں۔اسی طرح آن لائن امتحان کی درخواست (Request) بھیجنے کی صورت میں سافٹ وئیر پورٹل میں سرکاری دستاویزات کے مطابق نام، ولدیت، اور تاریخ پیدائش کا اندارج کیجئے۔
- امید واروں کو تاکید فرما دیجئے کہ امتحانی داخلہ فارم کے نام، ولدیت اور تاریخِ پیدائش کے کالمز میں Whitener استعمال نہ کریں اور نہ ہی الفاظ کی درستی کریں۔
- فارم کے ساتھ مطلوبہ دستاویزات (Required Documents) ضرور منسلک (Attach) کروائیے۔ یاد رہے کہ امتحانی داخلہ فارم Manual ارسال کرنے کی صورت میں تمام تر منسلک دستاویزات کی پُشت پر پرنسپل کے دستخط اور متعلقہ ادارے کی مہر کا ثبت ہونا لازمی ہے۔
- امتحانی فیس کی رقم کنز المدارس بورڈ کے جاری کردہ بینک اکاؤنٹ میں جمع کروائیے۔
- فیس کی رقم جمع کروانے کے بعد رسید (Deposit Slip) کی اصل کاپی (Original Copy) شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کو امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ ارسال کر دیجئے جبکہ اس کی فوٹو کاپی/تصویر (Picture) اپنے پاس محفوظ کر لیجئے۔آن لائن امتحانی داخلہ فارم Submit کروانے کی صورت میں Deposti Slipیعنی رسید سافٹ وئیر پر اپ لوڈ کر کے سینڈ کیجئے۔
- ڈاک شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کے دئیے گئے پتے (Address) پر ہی ارسال کیجئے، غلط ایڈریس پر ارسال کی گئی ڈاک کا شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ ذمہ دار نہ ہو گا۔ اسی طرح غلط بینک اکاؤنٹ میں جمع کروائی گئی رقوم کا ذمہ دار ارسال کنندہ ہو گا۔
- شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کو اچھی کورئیر (Courier) سروس کے ذریعے ہی ڈاک ارسال کی جائے تاکہ آپ کی ڈاک ضائع نہ ہو۔
- شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کا بینک اکاؤنٹ ٹرسٹی اکاؤنٹ ہے جس میں رقم جمع کروانے کی کوئی فیس (Deposit Charges) نہیں ہوتی لہٰذا بینک میں جا کر ٹرسٹی اکاؤنٹ کا ذکر کر کے رقم جمع کروائیے تاکہ Deposit Charges کے حوالے سے آزمائش نہ ہو۔
اہم نوٹ
کنز المدارس بورڈ کی طرف سے ہر سال ”نظام الاوقات شرح امتحانی فیس “ جاری کیا جاتا ہے جس میں امتحانی داخلہ فارم جمع کروانے کی 3مقررہ تواریخ ا ور ان کی فیس درج کی جاتی ہے اگر کوئی امید وار تین مقررہ تواریخ میں امتحانی داخلہ فارم ارسال نہ کر سکے تو امتحانات کے آغاز سے قبل مختص ایام تک تیسری مقررہ مدت والی فیس کے ساتھ یومیہ 50 روپے کے اعتبار سے فیس جمع کروا کر امتحانی داخلہ فارم ارسال کر سکتاہے ۔ اس کے بعد ارسال کیا گیا فارم قابلِ قبول نہیں ہے۔
نوٹ :”نظام الاوقات شرح امتحانی فیس “ میں ان مختص ایام کی وضاحت کر دی جاتی ہے۔
دستاویزات میں خیانت یا دھوکا دہی سے متعلق اصول و ضوابط
امتحانی داخلہ فارم کے ساتھ منسلک رزلٹ کارڈ یا تاریخِ پیدائش کے ثبوت میں کمی بیشی کرنے یا کسی اور طریقے سے دھوکا دہی و خیانت کے مرتکب ہونے کی صورت میں شعبۃ الامتحانات کنزالمدارس بورڈ کے درج ذیل اُصول و ضوابط (Principles) ہیں:
